PSO épisode 2 : les fichiers clients
par Thierry H. le 10 juillet 2012
Que demandez-vous à vos clients ? Qu’êtes vous prêt à accepter de leur part ? Qui vérifie les fichiers entrants et quand ? Comment vous y prenez-vous pour corriger les erreurs ? Oubliez l’improvisation et mettez en place une organisation efficace ! La réception des fichiers, c’est le seul domaine du PSO pour lequel vous n’êtes pas le principal responsable. Lorsque vous recevez des données venues de l’extérieur, vous dépendez du bon vouloir d’autres personnes et votre rôle est double : communiquer clairement à vos clients ce que vous attendez d’eux et avoir un plan B lorsque vos souhaits ne sont pas exaucés…

Avec l’avénement du PDF, beaucoup ont cru que les mauvais jours étaient derrière nous. Qu’il suffirait de ces trois lettres magiques pour nous protéger des liens brisés, des polices manquantes et des corrections de dernière minute… Nous savons tous que cela ne se passe pas exactement comme cela… Entre les transparences mal aplaties, les présentations Powerpoint converties en PDF, la gestion des couleurs plus qu’aléatoire ou les interventions de dernière minute – qui, finalement, ne sont pas forcément devenues plus rares mais seulement plus difficiles à réaliser –, le monde du PDF n’est pas le paradis annoncé.
Heureusement, de nombreuses initiatives ont vu le jour pour nous offrir, à défaut, une petite place au purgatoire. Ghent PDF Workgroup d’un côté, PDF-X Ready de l’autre, Médibel Plus pour les magazines et journaux de notre petit pays… toutes ces spécifications partagent un but commun : limiter les possibilités offertes par le PDF pour ne garder que ce qui convient aux intervenants pré-presse.
Soyez clairs… sans réinventer la roue
Chaque candidat à la certification PSO se doit donc de décider quel(s) type(s) de fichiers il réclamera à ses clients. N’exiger que du PDF n’est pas la seule solution mais répond sans doute à la tendance actuelle. Encore faut-il être un peu plus précis et ne pas oublier d’expliquer que tous les PDFs ne naissent pas égaux dans le royaume du pré-presse. Ceux qui connaissent bien leur workflow savent ce qui risque de poser problème ou, au contraire, ce qui passera comme une lettre à la poste. Ils peuvent alors dresser une liste des éléments à éviter. Le plus simple est souvent de s’appuyer sur le travail effectué par d’autres.
Dans le cadre du PSO, PDF-X Ready sert un peu de référence. D’origine suisse (comme l’UGRA), cette « norme » est assez proche de celles du GWG et rien n’empêche de la compléter en se montrant encore plus restrictif si nécessaire. Sur le site, on peut télécharger des explications, des fichiers joboptions et des profils de contrôle pour Acrobat (et non PitStop) qui permettent de vérifier si les PDFs reçus ou produits correspondent à ce qui est attendu. Ces profils seront bien pratiques dans le cadre d’un audit : ils vous permettront de tester vos fichiers avant de les soumettre à l’approbation de l’auditeur…
Des PDFs amputés
Les principes restent simples : PDF-X1 (PDFs version 1.3 donc pas de transparence, pas de RVB, pas de protection, une intention de sortie obligatoire, etc.) et profils colorimétriques européens. De ce côté, c’est l’ISO Coated v2 300%, un profil recommandé par l’ECI, qui a été choisi comme base pour le Cepegra. Mais bien entendu, ces règles n’ont d’intérêt que si elles sont comprises et respectées par les clients. À vous de mettre en place un cahier des charges à la fois clair et pédagogique pour que vos clients s’y retrouvent… s’ils possèdent des bases suffisantes en pré-presse.
La dernière partie consiste à vérifier et éventuellement corriger les fichiers entrants. Armé d’Acrobat et d’autres outils spécialisés (Enfocus PitStop dans notre cas), vous devez décider du moment où les fichiers sont contrôlés et de la manière de traiter les éventuels problèmes rencontrés. Faudra-t-il mettre les mains dans le cambouis et corriger un défaut plutôt que de réexpédier le document à l’envoyeur ? Dans quel cas le client devra-t-il être averti des modifications effectuées ? Le but est de mettre en place une méthode fiable plutôt que de traiter tout au cas par cas, sans politique préétablie.
En résumé
- Les normes : à définir soi-même en se basant sur des initiatives comme PDF-X Ready ou GWG par exemple. Les profils colorimétriques choisis devront bien entendu être compatibles ISO 12647-2. Pour communiquer ces normes aux clients, il faudra rédiger un cahier des charges.
- Les outils : ils sont libres également mais Acrobat est plutôt incontournable et PitStop est largement répandu.