PSO épisode 1 : la documentation

par Thierry H. le 26 juin 2012

En juin 2011, le Cepegra passait avec succès l’audit de l’UGRA qui lui permettait d’être certifié PSO. Douze mois plus tard, nous profitons du lancement de notre site de veille et de diffusion technique pour revenir plus en détail sur cette démarche qui vise à améliorer la qualité et l’efficacité dans le domaine de l’impression offset.

Expliquer les règles aux clients permet d’éviter certains soucis.
Expliquer les règles aux clients permet d’éviter certains soucis.

On ne garantit pas la qualité d’une impression en se limitant à ce qui se passe sur la presse offset. Le travail est bien plus vaste et implique de nombreux intervenants et c’est ce que la démarche PSO prend en compte. Le PSO, ce sont une série de domaines qui couvrent tous le parcours des fichiers depuis leur conception ou leur réception jusqu’à leur impression. Gestion des couleurs, traitement et correction des PDFs, calibration des outils, réalisation d’épreuves, conditions de visualisation, sortie des plaques, réglage de la presse, etc. Rien ou presque n’est laissé au hasard.

Le petit feuilleton que nous vous proposons vous emmènera à la découverte de ces différentes étapes de façon concrète, en començant par la moins technique de toutes, la création d’une documentation…

Épisode 1 : la documentation

De tous les aspects abordés dans un audit PSO, la partie consacrée à la documentation n’est pas la plus folichonne. Elle reste cependant inévitable et constituera notre première étape dans cette série d’articles dédiés à notre odyssée de certification. Une entrée en matière bien nécessaire avant d’attaquer le plat de résistance…

Tout ceux qui se sont déjà frotté à un système ISO 9001 ou similaire vous le diront, assurance qualité et paperasserie vont souvent de pair. La méthode PSO ne fait pas exception à la règle et tout commence par la mise en place d’un manuel. Rassurez-vous, cela reste malgré tout raisonnable. Les optimistes verront dans ce passage obligé est une bonne occasion de prendre un peu de recul par rapport aux impératifs de la production et de tout mettre à plat.

Des tutoriaux à usage interne

Le manuel s’articule autour de deux types de documents : les procédures qui décrivent le déroulement des étapes de la chaîne graphique et les modes opératoires qui se contentent de couvrir des tâches simples. Les premières s’accompagnent de logigrammes alors que les secondes prennent davantage l’aspect de petit tutoriaux.

En pratique, une procédure pourra, par exemple, détailler les différentes étapes de l’épreuvage papier : si les fichiers reçus sont accompagnés d’une épreuve, on vérifie que celle-ci est bien pourvue d’une gamme de contrôle qui permet d’en valider la fidélité. Dans le cas contraire, on agit comme si aucune épreuve n’avait été fournie. Dans le workflow, on sélectionne le travail et on en effectue une sortie sur l’imprimante dûment calibrée…

Un mode opératoire s’intégrera quelque part dans cette procédure et se limitera par exemple à expliquer comment utiliser le workflow pour lancer la sortie d’une épreuve. Ou comment lire la gamme de contrôle qui accompagne cette sortie. On le voit, il s’agit seulement d’une explication pratique accessible à n’importe quel utilisateur.

Un manuel imposant

Des procédures et des modes opératoires de ce type, le manuel peut en compter beaucoup. Certains sont obligatoires, d’autres sont tout simplement ajoutés par l’entreprise si elle le juge utile. Quoiqu’il en soit, ces différents documents doivent couvrir l’ensemble des domaines du PSO. En plus du manuel proprement dit, les auditeurs exigent aussi que l’entreprise ait rédigé un cahier des charges clients, un guide de la gestion de couleurs – qui regroupe en un seul endroit tout ce qui se rapporte à ce sujet complexe – et une lettre de la direction affirmant son engagement dans le processus PSO… Dans le cas du Cepegra, ces différents éléments ont tout de même représentés plus de 100 pages mais il faut préciser que, en tant que centre de formation, nous souhaitions disposer de documents à la fois complets et pédagogiques…

Ce premier article n’était qu’une mise en bouche. Dans les prochains billets, nous découvrirons le cœur de la démarche PSO sans éluder les problèmes que nous avons rencontré et les solutions que nous avons pu y apporter.